Optimiser son espace de travail numérique

Avant de reprendre un rythme de travail endiablé, et de retomber progressivement dans le même calvaire qui vous a tant coûté l’année précédente, prenez du temps pour faire une belle mise au point de votre espace de travail, et permettre ainsi, d’éliminer du stress inutile et d’augmenter votre productivité 🚀

Carole Lavocat

Cheffe de projet web | Co-fondatrice de Wexample Labs

Prenons le temps pour gagner du temps. À chaque rentrée je réévalue ma méthodologie de travail et mes outils, juste avant la reprise. C’est le bon moment pour analyser les points bloquants, les tâches fastidieuses et de trouver une solution pour améliorer ses propres process. Avez-vous déjà pensé à diminuer vos journées de travail avec quelques bonnes pratiques ? Voyons ensemble quelques ajustements qui pourraient réduire drastiquement votre charge de travail.

1. Évaluer et évacuer les facteurs stressants

Dans cet exercice, il s’agit de se poser et de se concentrer sur tous nos sens, un par un, et d’identifier les facteurs de stress. L’objectif étant de trouver des solutions et de tenter quelques améliorations.

👉 Éradiquer les bruits parasites.

La sonnerie de téléphone peut être un facteur de stress important surtout si vous êtes amené à l’entendre très, très, très, sans doute trop, régulièrement. Voici quelques optimisations qui peuvent faire la différence :

🎵 Modifier sa sonnerie.
🎵 Programmer des plages horaires pour être joignable par tous vos contacts pros.
🎵 Prévoir des plages de silence.

👉 Les notifications.

Vous en avez marre de vous faire biper tout le temps, par tout et n’importe quoi, où tout, et n’importe qui ? Attention à la dispersion. Il est important de réserver une plateforme dédiée au travail, dans un laps de temps bien défini.

2. Les optimisations de son propre système d’information

👉 Savoir gérer ses e-mails.

✉️ Diminuer drastiquement vos e-mails.
Il n’y a rien de plus décourageant que de commencer la journée par une montagne de mails énorme.

✉️ Se désinscrire des newsletters intéressantes ou celles que l’on a vraiment pas le temps de lire. On a déjà à peine assez de temps pour se concentrer sur l’essentiel, alors pourquoi en ajouter ?

✉️ Réserver une boite mail pour la veille et les newsletters. Si vous désinscrire d’une newsletter est un déchirement pour vous, prévoyez une boite mail dédiée à celle-ci. Vous pourrez ainsi la consulter lorsque vous avez décidé.

✉️ Pour les plus geek d’entre vous, ranger vos newsletters dans un dossier dédié.

✉️ Centraliser toutes ses messageries.
Combien de personnes ont eu la bonne idée de fragmenter leur activité en créant des messageries à thème : contact, compta… ? Combien de personnes doivent switcher entre @gmail.com, outlook.fr, @mon-projet.fr ? Parmi toutes les solutions pour centraliser les e-mails, j’ai décidé d’installer un logiciel que j’ai installé en local. Et comme je suis libriste, j’utilise Thunderbird. Mais la prise en main aurait été difficile sans ce tuto : 77 trucs & astuces pour Thunderbird.

🎉 Bonne nouvelle ! Thunderbird maîtrise très bien la centralisation des agendas (Google et Nextcloud).

👉 Ranger vos fichiers.

Il y en a partout ! 😱 Sur le bureau, dans les téléchargements, mes documents… Dans le cloud, les différentes applications de partage de fichier… Gérer ses fichiers peut faire l’objet d’un sujet en soi. Si vous voulez arrêter de perdre votre temps, il faut absolument établir des protocoles simples à mettre en place de manière systématique :

Bien nommer vos fichiers. Je vous conseille la nomenclature américaine : AAMMJJ-mon-sujet qui permet le classement chronologique et alphabétique.

Renommer tous les fichiers téléchargés mal nommés par défaut : index.pdf, telechargement.doc…

Télécharger votre fichier directement dans le dossier de sa destination.

Peaufiner l’arborescence de vos dossiers pour qu’ils soient facilement retrouvables par un humain.

Éviter de dupliquer les emplacements. Il suffit d’installer une application pour synchroniser vos fichiers en local avec votre espace de partage de document.

Compresser les dossiers obsolètes si vous souhaitez garder une trace de votre travail.

Faites du vide dès que vous en avez l’occasion.

3. Customiser votre navigateur web

Avec l’accélération du télétravail ses derniers temps, de plus en plus de personnes sont amenées à utiliser intensivement un navigateur web. Cet outil mérite de s’y intéresser et de prendre son temps pour le customiser.

👉 Changer le thème.

Décorez votre navigateur comme vous aimeriez décorer votre bureau pour rendre votre espace de travail plus agréable et améliorer la visibilité, notamment avec les versions dark.

👉 Installer des extensions en fonction de votre activité.

Les possibilités sont maintenant infinies.

👉 Créer des profils par projet.

🤠 Créer des profils sur Google Chrome.
🤠 Créer des profils sur Brave.
🤠 Créer des profils sur Firefox.

Grâce à cette astuce, vous gérez vos favoris et vos mots de passe par projet. Vous pouvez aussi partager un même navigateur avec plusieurs personnes ce qui est très pratique pour augmenter la rapidité de la prise en main d’un projet. J’ai également dédié un profil pour les stagiaires. Avec ce système, plus d’excuse de perte de mot de passe ou de login ou d’URL de connexion.

4. Gestion de la charge de travail

👉 Si vous pensez que pour assurer dans son travail il faut :

😣 impérativement commencer à 8h00 et finir à minuit ;
😖 rester connecté 24h00 sur 24 et 7jrs sur 7 pour ne rien louper ;
😫 ne pas prendre de pause déjeuner ;
🤬 être aigri afin d’illustrer le poids de vos responsabilités…

Alors vous faites mauvaise route.

👉 Pour assurer au travail il faut :

😎 être en bonne santé : bien manger, bien dormir et faire du sport, pour être plus rapide et plus efficace…
😎 avoir l’esprit disponible pour vos collaborateurs,
😎 savoir gérer sa propre charge de travail pour pouvoir tenir les délais et obtenir des résultats concrets.

👉 Bien savoir gérer sa charge de travail c’est :

😎 savoir déléguer ou partager les tâches,
ne pas se laisser impressionner par les demandes impossibles,
😎 savoir fragmenter, étaler dans le temps, incrémenter doucement et créer des appuis solides,
😎 établir des process pour faciliter les tâches les plus laborieuses,
😎 simplifier tout ce qui peut l’être.

Bref une personne qui assure est une personne sur qui l’on peut compter avec le temps.

Les astuces pour gérer sa charge de travail

👉 Lister ses tâches quotidiennes :

Gérer sa charge de travail est une charge de travail à ne surtout pas sous-estimer 🤯. Surtout pour ceux qui en collent partout : dans l’agenda, des todolistes, des kanban, des post-its… La grande tendance du moment est d’utiliser des plateformes de gestion de projet (Top 10 des logiciels open source ou gratuits pour PME), pour ma part, j’ai fait le choix de ne jamais utiliser une solution en Saas propriétaire. Cette année, je vais passer du kanban pour revenir à la bonne vielle TODO liste.

👉 Une todo efficace doit :

👉 être centralisée,
👉 être succincte,
👉 classée par thématiques,
👉 être agréable,
👉 être augmentée, c’est à dire connectée à tous les liens utiles,
👉 taguée sur l’agenda si besoin,
👉 disponible en cas de problème de connexion internet,
👉 disponible sur mobile.

Pour être efficace, il est bien important de séparer les tâches de fond des tâches courantes. Mon outil de todo préféré : le module « Tâches » de mon instance Nextcloud.

👉 Dédier des plages horaires à la gestion de projet.

L’idée est simple, pour faire évoluer un projet, il faut dédier du temps à celui-ci. J’accorde beaucoup d’importance aux ateliers de coconstruction pour évaluer, étudier et FAIRE !

👉 Un bon atelier de coconstruction doit :

👉 être utile, voire indispensable,
👉 peu coûteux et récurrent,
👉 avoir des objectifs,
👉 répondre à des besoins précis,
👉 faire évoluer le projet,
👉 débloquer des situations,
👉 permettre la prise de décisions,
👉 nourrir les participants (et pas seulement en petits gâteaux),
👉 rebooster les équipes,
👉 donner envie de participer au suivant…
👉 être bien structuré (documentation, lien de visio et chat).

5. Gestion des échanges

👉 Normaliser les échanges.

Il est très important de coconstruire les normes d’échanges avec vos partenaires.
👉 Imposer l’envoi d’e-mails sur l’adresse pro.
👉 La boite mail ne doit pas servir de chat.
👉 Sanctuariser un chat pour le travail avec de préférence plusieurs salons pour différencier les thématiques.
👉 N’utiliser les appels téléphoniques qu’en cas d’urgences.
👉 Éviter les textos.
👉 Utiliser les échanges sur les réseaux sociaux que pour le plaisir.

Optimiser votre bureau

Oui, derrière l’informaticienne se cache une femme faite de chair et d’os et pour repenser son espace de travail, il faut aussi sortir la tête de son ordinateur.

Embonpoint, problème de dos, courbatures… Pour ma part, j’en ai eu marre de tester le bon siège, la bonne hauteur de mon écran… Cette année, j’ai surélevé mon bureau pour travailler debout !

Conclusion

Il n’y a pas de recette miracle pour améliorer son espace de travail. Chaque optimisation va dépendre de votre activité, de vos préférences de logiciels (propriétaire ou open source), de vos facilités à prendre en main vos outils, de votre côté geek et de votre curiosité.

La période de confinement a révélé que la majeure partie des étudiants, des CPS+ et des entreprises en général, ont une culture limitée concernant l’existence et l’appropriation des outils web. C’est pour faire face à ces difficultés que je n’ai pas hésité à sortir une nouvelle carte SI de mon chapeau de gestion de projet. J’y ajoute cependant une petite touche UX (User eXperience) pour tenter de proposer une prise en main naturelle et répondant aux besoins les plus urgents.

J’espère que ce témoignage vous aura aidé à vous donner de bonnes pistes pour vous faciliter votre travail. Vos témoignages sont les bienvenus pour apporter d’autres informations. Et si vous souhaitez me rencontrer pour approfondir certains points, contactez-moi.

Bon courage !

2 commentaires sur “Optimiser son espace de travail numérique”

  1. Une bonne liste sur laquelle on peut se reposer pour bien commencer sa rentrée !
    C’est important de profiter de ces moments là pour se réorganiser et travailler plus sereinement. J’ai beaucoup aimé la partie sur la gestion du temps de travail… Pour être efficace il faut prendre soin de soi. C’est essentiel et souvent oublié !

    Bonne rentrée à tous

  2. On peut notamment faire les tâches les plus exigeantes en début de journée et réserver les tâches moins usantes pour la fin de journée comme lire les mails. Le tout étant de regrouper les actions pour ne pas changer de sujet en permanence et rester concentré.
    On peut également éventuellement prévoir un numéro de téléphone séparé pour le côté pro afin de séparer vie perso / vie privée.

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